Pflicht ab 2025 erfüllen – und Prozesse spürbar beschleunigen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – ab 2027 bzw. 2028 wird auch der Versand verpflichtend. Eine PDF-Rechnung per Mail genügt dann nicht mehr: Gefordert ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Wir begleiten Sie von der ersten Bestandsaufnahme bis zur produktiven Lösung – inklusive Anbindung an DATEV, ERP und Dokumentenmanagement, einer GoBD-konformen Archivierung und der nötigen Verfahrensdokumentation.
Empfang, Verarbeitung und Archivierung von XRechnung und ZUGFeRD – rechtskonform umgesetzt.
Automatisierte Erfassung statt Abtippen – weniger Fehler, kürzere Durchlaufzeiten, frühere Skonti.
Direkter Datenfluss in DATEV Unternehmen Online, Microsoft Dynamics, SAP & Co.
GoBD-konforme Aufbewahrung der strukturierten Originaldatei – nicht nur als PDF-Bild.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei nach EN 16931 – in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Eine PDF per Mail oder ein eingescanntes Papier zählen nicht mehr als E-Rechnung. Ab 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und korrekt verarbeiten können – auch ohne ausdrückliche Zustimmung des Empfängers.
Wir analysieren, welche Systeme bei Ihnen Rechnungen erstellen, empfangen, prüfen, verbuchen und archivieren. Daraus entsteht eine konkrete Roadmap mit Pflichtthemen (Empfang, Archivierung) und Optimierungsthemen (Workflow, Freigabe, Versand) – inklusive Aufwandsschätzung und Zeitplan bis 2027/2028.
Eingehende XRechnung und ZUGFeRD werden über ein zentrales E-Mail-Postfach oder Portal entgegengenommen, automatisch erkannt, validiert und in Ihre Workflows überführt. Rechnungsdaten landen direkt im ERP/DATEV – ohne manuelles Abtippen, ohne Tippfehler.
Sobald Sie selbst E-Rechnungen versenden möchten oder müssen, richten wir Ihre Fakturierung so ein, dass aus jeder Ausgangsrechnung automatisch ein gültiges ZUGFeRD- oder XRechnung-Format entsteht – inkl. korrekter Pflichtfelder und Leitweg-IDs für öffentliche Auftraggeber.
Wir verbinden Ihre E-Rechnungs-Plattform mit DATEV Unternehmen Online, Ihrem ERP (z. B. Microsoft Dynamics, SAP, Sage) und Ihrem Dokumentenmanagement. So entsteht ein durchgängiger digitaler Beleg- und Buchungsprozess – statt mehrerer Insellösungen.
Die strukturierte XML-Originaldatei muss GoBD-konform 10 Jahre aufbewahrt werden – ein PDF allein reicht nicht. Wir richten die revisionssichere Archivierung ein und erstellen die nötige Verfahrensdokumentation, die bei Betriebsprüfungen vorliegen muss.
Ein Maschinenbauunternehmen rüstet rechtzeitig auf E-Rechnungs-Empfang um, bindet DATEV an und reduziert die Bearbeitungszeit pro Rechnung um über 60 %.
Eine Kanzlei rollt mit uns ein einheitliches E-Rechnungs-Setup für ihre Mandanten aus – inkl. DATEV Unternehmen Online und revisionssicherer Archivierung.
Ein Dienstleister verschickt XRechnung mit Leitweg-ID an Behörden – automatisch aus seinem bestehenden Fakturierungssystem heraus.
| Kriterium | PDF per E-Mail | E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) |
|---|---|---|
| Rechtskonform ab 2025 | Nein (nur mit Zustimmung) | Ja, gesetzlich vorgesehen |
| Maschinenlesbar | Nein, nur Bild/Text | Ja, strukturierte XML-Daten |
| Erfassung im ERP/DATEV | Manuell oder per OCR | Automatisch aus Strukturdaten |
| Fehlerquote | Hoch (Tippfehler, OCR) | Sehr gering |
| Archivierung | PDF, oft nicht revisionssicher | Original-XML, GoBD-konform |
Nein. Ab 1.1.2025 gilt zunächst nur die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Der verpflichtende Versand folgt 2027 bzw. 2028, je nach Umsatz.
Nein. Eine PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Sie müssen strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und korrekt verarbeiten können.
XRechnung ist ein reines XML-Format und Pflicht für öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML – praktisch im B2B, weil Mensch und System die Rechnung lesen können.
Ja. Wir binden E-Rechnungen direkt an DATEV Unternehmen Online und Rechnungswesen pro/comfort an, sodass Belege strukturiert in die Buchhaltung fließen.
Die strukturierte Originaldatei (XML) muss 10 Jahre revisionssicher und GoBD-konform aufbewahrt werden. Wir richten Archiv und Verfahrensdokumentation passend dazu ein.
Für den reinen Empfang sind oft wenige Wochen ausreichend. Eine vollständige Integration in ERP/DATEV/DMS samt Workflows planen wir typischerweise in 2–4 Monaten.
Wir sprechen unverbindlich über Ihre konkrete Situation und zeigen Ihnen, was möglich ist.
Digitale Kanzlei nach DATEV-Standard – Mandanten digital anbinden, Prozesse optimieren.
Mehr zu Digitalisierung für SteuerberaterGoBD-konforme Verfahrensdokumentation – sicher durch jede Betriebsprüfung.
Mehr zu VerfahrensdokumentationDATEV-Betrieb für Steuerkanzleien – On-Prem, Cloud oder ASP.
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