Die Verfahrensdokumentation sollte es einem sachverständigen Dritten – dem Steuerprüfer oder einem Wirtschaftsprüfer – in angemessener Zeit ermöglichen, Prozesse und Verfahren nachvollziehen und prüfen zu können. Dies wird in der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) seit 2015 gefordert.

Was muss eine Verfahrensdokumentation nach GoBD enthalten?

Die Verfahrensdokumentation betrifft alle Systeme, die für die Buchführung steuerrelevante Daten liefern. Jedes dieser Systeme muss vollständig und lückenlos dokumentiert sein. Das Dokument wird dementsprechend bei Änderungen und Ergänzungen versioniert und nachvollziehbar fortgeschrieben. Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind beispielsweise Dokumentation zur Belegablage, zur Rechnungslegung und zur Kassenführung inklusive geltender Arbeitsanweisungen.

Was passiert bei einer mangelhaften Verfahrensdokumentation?

Die Folgen einer fehlenden oder ungenügenden Verfahrensdokumentation wurden in dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 festgeschrieben und können vom Verwerfen der bisherigen Buchführung bis zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen. Die Verfahrensdokumentation ist ein Thema, welches in Prüfungen immer häufiger verlangt wird. Minimieren Sie die Risiken von Strafen, indem Sie rechtzeitig vor der Prüfung eine Verfahrensdokumentation erstellen.

Welchen Umfang hat eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation umfasst meist ein Hauptdokument, sowie mehrere Anlagen und Mitgeltende Unterlagen. Die Erstellung nimmt auch bei kleineren Unternehmen viel Zeit in Anspruch. Wir stellen Ihnen daher gerne in einem persönlichen Gespräch die ausführlichen Anforderungen und Inhalte vor.