Pflicht erfüllen, Risiko senken, jederzeit auskunftsfähig.
Geschäftsrelevante E-Mails sind handels- und steuerrechtlich aufbewahrungspflichtig – häufig 6 bis 10 Jahre, lückenlos, unveränderbar und jederzeit auswertbar. Ein klassisches PST-Backup oder das Postfach selbst reichen dafür nicht aus. Wir richten Ihnen eine revisionssichere E-Mail-Archivierung ein, die jede ein- und ausgehende Mail automatisch, manipulationssicher und DSGVO-konform speichert. Das Ergebnis: Sie erfüllen GoBD- und DSGVO-Anforderungen, sind in Audits und Streitfällen sofort auskunftsfähig und entlasten gleichzeitig Ihre Postfächer und Backups.
Unveränderbare, vollständige und nachvollziehbare Archivierung aller geschäftlichen E-Mails.
Klare Löschkonzepte, Berechtigungsmodell und Auskunftsfähigkeit nach Art. 15 DSGVO.
Jede Mail samt Anhang in Sekunden auffindbar – auch nach vielen Jahren.
Weniger Last auf Exchange/Microsoft 365, schlankere Backups, stabilere Performance.
Backups sichern den Zustand zu einem Zeitpunkt, lassen sich aber überschreiben und sind nicht revisionssicher. Auch das Microsoft 365-Postfach selbst gilt nicht automatisch als Archiv. Eine GoBD-konforme Archivierung muss vollständig, unveränderbar, jederzeit verfügbar und nachvollziehbar sein – das leistet nur ein dediziertes E-Mail-Archiv mit Journaling und WORM-Speicher.
Wir koppeln Ihre Microsoft 365- oder Exchange-Umgebung per Journaling an das Archiv. Jede ein- und ausgehende E-Mail wird vor Zustellung in ein unveränderbares Archiv kopiert – inklusive Anhängen, Bcc-Empfängern und internen Mails. Das Postfach selbst bleibt schlank, der Anwender merkt davon nichts.
Wir definieren mit Ihnen klare Aufbewahrungs- und Löschfristen pro Mailtyp, ein revisionssicheres Berechtigungsmodell und einen geordneten Prozess für Auskunfts- und Löschersuchen nach Art. 15/17 DSGVO. So verbinden wir steuerrechtliche Aufbewahrung mit datenschutzrechtlichen Pflichten.
Im Ernstfall – Betriebsprüfung, IDW-Audit, arbeits- oder zivilrechtlicher Streit – zählt jede Minute. Über die Volltextsuche finden Sie relevante Mails in Sekunden, exportieren sie als rechtssichere PDF/EML-Datei und übergeben sie strukturiert an Prüfer oder Anwälte.
Je nach Größe, Branche und vorhandener Infrastruktur betreiben wir Ihr Archiv in einem deutschen Rechenzentrum, in Microsoft 365 oder bei Ihnen vor Ort. Wir wählen die Lösung passend zu Anforderungen an Datenschutz, Aufbewahrungsdauer und Zugriffskonzept – statt einer Standardlösung von der Stange.
Damit das Archiv im Ernstfall auch anerkannt wird, dokumentieren wir Einrichtung, Abläufe und Verantwortlichkeiten in einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation – ein Pflicht-Baustein, der bei Betriebsprüfungen regelmäßig nachgefragt wird.
Wir arbeiten mit etablierten, in Deutschland bewährten Lösungen: MailStore für klassische, revisionssichere Archivierung von Microsoft 365, Exchange und IMAP – ideal für KMU. ecoMailz von ecoDMS als rechtssicheres, GoBD-zertifiziertes E-Mail-Archiv mit komfortabler Volltextsuche und schlanker Lizenzierung. NinjaOne als zentrale Plattform für Monitoring, Patch-Management und automatisierten Betrieb der Archiv-Infrastruktur. So wählen wir je nach Größe, Branche und Infrastruktur die passende Kombination – statt eine Standardlösung über alle Kunden zu stülpen.
Eine Kanzlei archiviert sämtliche Mandanten-E-Mails revisionssicher und kann bei Rückfragen Jahre später jede Korrespondenz binnen Sekunden nachweisen.
Ein Handelsunternehmen führt vor der nächsten Betriebsprüfung ein revisionssicheres Archiv ein – inkl. Verfahrensdokumentation und Löschkonzept.
Ein Unternehmen kann in einem arbeitsrechtlichen Verfahren eine entscheidende E-Mail-Kette zweifelsfrei und gerichtsverwertbar belegen.
| Kriterium | Postfach + Backup | Revisionssicheres Archiv |
|---|---|---|
| GoBD-konform | Nein | Ja, mit Verfahrensdoku |
| Unveränderbarkeit | Mails löschbar/änderbar | WORM, manipulationssicher |
| Vollständigkeit | Lücken durch Löschen möglich | Journaling vor Zustellung |
| Recherche im Streitfall | Manuell, langsam | Volltextsuche in Sekunden |
| DSGVO-Auskunft | Aufwendig & fehleranfällig | Strukturierter Prozess |
Nein. Das Postfach erlaubt Löschen und Verändern – das widerspricht den GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Vollständigkeit. Es braucht ein dediziertes Archiv mit Journaling.
Geschäftsrelevante E-Mails (Angebote, Aufträge, Rechnungen, steuer- und handelsrechtliche Korrespondenz) sind aufbewahrungspflichtig. In der Praxis wird meist alles archiviert und über ein Berechtigungs- und Löschkonzept gesteuert.
Wir definieren klare Lösch- und Aufbewahrungsfristen, ein striktes Berechtigungsmodell und Prozesse für Auskunfts- und Löschersuchen – so erfüllen GoBD und DSGVO sich, statt sich zu widersprechen.
Wahlweise in einem deutschen Rechenzentrum, in Microsoft 365 (Region EU) oder On-Premises bei Ihnen – je nach Anforderung an Datenschutz und Branchenregulatorik.
Über die Volltextsuche typischerweise in wenigen Sekunden – auch in Anhängen wie PDFs oder Office-Dokumenten.
Die Lösungen werden meist pro Postfach und Monat abgerechnet. Nach einer kurzen Bestandsaufnahme erhalten Sie ein transparentes Festpreisangebot inkl. Verfahrensdokumentation.
Wir sprechen unverbindlich über Ihre konkrete Situation und zeigen Ihnen, was möglich ist.
Modern Workplace mit Microsoft 365, Teams Telefonie und Intune.
Mehr zu Microsoft 365 & TeamsGoBD-konforme Verfahrensdokumentation – sicher durch jede Betriebsprüfung.
Mehr zu VerfahrensdokumentationSchutz für Ihre sensiblen Daten – mehrschichtig und proaktiv.
Mehr zu IT-Sicherheit3-2-1-Backup, getestete Wiederherstellung und Notfallplan.
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