E-Rechnung empfangen: So regeln Sie den Rechnungseingang neu

Die Rechnung kommt per E-Mail, jemand druckt sie aus, legt sie in einen Ordner und irgendwann landet sie bei der Buchhaltung. In vielen Betrieben ist das gelebter Alltag. Doch wenn Sie eine E-Rechnung empfangen müssen, reicht dieser Ablauf nicht mehr aus. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen entgegennehmen können. Für Geschäftsführer, Praxisinhaber und Kanzleien heißt das: Der Rechnungseingang braucht klare Regeln, bevor die erste XML-Datei im Postfach liegt und niemand weiß, was damit zu tun ist.

Was sich beim Rechnungseingang geändert hat

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF im Anhang. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. In der Praxis begegnen Ihnen vor allem zwei Varianten:

• XRechnung: eine reine XML-Datei, die ohne Sichtansicht ankommt und für Menschen kaum lesbar ist.
• ZUGFeRD: ein PDF, in das die strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Sie sehen eine lesbare Rechnung, die maßgeblichen Daten stecken aber im Hintergrund.

Entscheidend ist die Empfangsseite: Sie können sich nicht aussuchen, in welcher Form Ihre Lieferanten Rechnungen schicken. Ihr Unternehmen muss also in der Lage sein, solche Dateien zu empfangen, zu lesen und aufzubewahren. Für das Versenden eigener E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Die Pflicht zum Empfang besteht dagegen bereits. Die genauen Details zu Fristen und Ausnahmen klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

E-Rechnung empfangen: Die typischen Stolperstellen im Alltag

Beim Empfang von E-Rechnungen können insbesondere diese Schwachstellen auftreten:

• Rechnungen landen in persönlichen Postfächern. Wer im Urlaub ist, bearbeitet nichts. Niemand weiß, ob eine Rechnung schon angekommen ist.
• Das Format wird nicht erkannt. Eine XRechnung lässt sich mit dem normalen PDF-Betrachter nicht sinnvoll öffnen. Mitarbeitende halten die Datei für Spam oder löschen sie.
• Ausdrucken und Abheften. Der Papierausdruck einer E-Rechnung ist nicht das Original. Wer nur ihn aufbewahrt, hat im Zweifel ein Problem bei der Betriebsprüfung.
• Keine Prüfung. Ob die Datei vollständig ist und die Pflichtangaben enthält, schaut sich niemand an.
• Keine Zuständigkeit. Buchhaltung, Praxismanagement und Geschäftsführung gehen davon aus, dass der jeweils andere sich kümmert.

Diese Punkte sind keine Frage der Software allein. Es geht um Zuständigkeiten, einen klaren Weg für jede Rechnung und eine saubere technische Grundlage.

Von der Mail zum Archiv: So sieht ein sauberer Ablauf aus

Ein tragfähiger Ablauf für den Rechnungseingang lässt sich in vier Schritte gliedern.

1. Zentraler Eingang statt Einzelpostfächer

Richten Sie eine gemeinsame Adresse für Rechnungen ein, etwa ein Sammelpostfach für die Buchhaltung. Teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. So landen Rechnungen nicht mehr bei Einzelpersonen und lassen sich vertreten.

2. Automatische Erkennung des Formats

Eine geeignete Lösung erkennt, ob es sich um eine ZUGFeRD-, XRechnung- oder eine normale PDF-Rechnung handelt, und sortiert entsprechend. Das nimmt Ihren Mitarbeitenden die Unsicherheit, was eigentlich gerade angekommen ist.

3. Prüfung der Rechnung

Die Datei sollte formal geprüft werden: Ist sie lesbar, vollständig und technisch korrekt? Danach folgt wie bisher die inhaltliche Prüfung, also Bestellung, Leistung, Betrag und Freigabe.

4. Revisionssichere Ablage

Am Ende wandert die Rechnung samt Originaldatei in ein Archiv, das Änderungen verhindert und die Dokumente auffindbar hält. Von dort geht sie an die Buchhaltung oder an Ihre Kanzlei, zum Beispiel über DATEV.

Archivierung: Warum das PDF allein nicht reicht

Bei ZUGFeRD und XRechnung gilt der Grundsatz: Maßgeblich sind die strukturierten Daten. Die lesbare Darstellung ist bei ZUGFeRD eine Hilfe für Menschen, ersetzt aber nicht das Original. Bewahren Sie daher die empfangene Datei in ihrer ursprünglichen Form auf, unverändert und für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist lesbar.

Das bedeutet in der Praxis:

• Die Originaldatei wird gespeichert, nicht nur ein Ausdruck oder ein Scan.
• Änderungen sind ausgeschlossen oder nachvollziehbar protokolliert.
• Rechnungen lassen sich bei einer Prüfung zügig finden und ausgeben.
• Der Weg einer Rechnung vom Eingang bis zur Ablage ist dokumentiert.

Genau dieser letzte Punkt gehört in Ihre Verfahrensdokumentation. Wenn sich der Rechnungseingang ändert, sollte sich auch die Dokumentation ändern. Wie Sie E-Mails und Anhänge rechtssicher aufbewahren, erklärt unsere Leistung zur E-Mail-Archivierung nach DSGVO und GoBD.

Checkliste: Ist Ihr Rechnungseingang vorbereitet?

• Gibt es eine zentrale Adresse für eingehende Rechnungen?
• Wissen alle Beteiligten, dass eine XML-Datei eine gültige Rechnung sein kann?
• Ist festgelegt, wer Rechnungen prüft, freigibt und verbucht?
• Werden Originaldateien aufbewahrt, nicht nur Ausdrucke?
• Ist das Archiv revisionssicher und für Prüfungen durchsuchbar?
• Ist der Ablauf in der Verfahrensdokumentation beschrieben?
• Ist abgestimmt, wie Rechnungen an Ihre Steuerberatung oder Buchhaltung übergeben werden?
• Haben Sie eine Vertretungsregelung für Urlaub und Krankheit?

Können Sie mehrere Punkte nicht mit Ja beantworten, lohnt sich ein kurzer Blick auf den gesamten Ablauf.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn ich Rechnungen weiterhin als PDF per E-Mail bekomme?

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im strengen Sinn. Lieferanten dürfen Ihnen aber künftig strukturierte Rechnungen schicken, und Sie müssen diese verarbeiten können. Ob und wie lange andere Formate noch zulässig sind, hängt von Übergangsregelungen ab. Fragen Sie dazu Ihre Steuerberatung.

Muss ich neue Software kaufen?

Nicht zwingend. Entscheidend ist, dass Empfang, Prüfung und Archivierung zusammenpassen. Oft lässt sich vorhandene Technik wie Microsoft 365, ein Dokumentenmanagement oder DATEV einbinden. Was in Ihrem Betrieb sinnvoll ist, zeigt eine kurze Bestandsaufnahme.

Gilt das auch für Arztpraxen und kleine Betriebe?

Die Empfangspflicht betrifft grundsätzlich Unternehmen, die Rechnungen von anderen Unternehmen erhalten. Auch kleinere Betriebe und Praxen sollten ihren Rechnungseingang daher prüfen. Im Zweifel klärt Ihre Steuerberatung, wie Sie konkret betroffen sind.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Sie sollten nachweisen können, dass Rechnungen vollständig, unverändert und auffindbar aufbewahrt wurden. Eine saubere Archivierung und eine aktuelle Verfahrensdokumentation helfen dabei, solche Prüfungen entspannt zu begleiten.

So unterstützt Sie die comgie IT

Wir von der comgie IT helfen Unternehmen, Kanzleien und Arztpraxen in Münster und im Münsterland, den Rechnungseingang praxistauglich aufzustellen. Mit unserer Leistung E-Rechnung richten wir den Empfang von ZUGFeRD und XRechnung ein, binden Prüfung und Archivierung an und sorgen dafür, dass der Ablauf zu Ihren vorhandenen Systemen passt. Für Steuerkanzleien und ihre Mandanten achten wir zusätzlich auf eine saubere Übergabe in den DATEV-Prozess.

Buchen Sie einen Online-Termin für ein Erstgespräch. Gemeinsam schauen wir, wo Ihr Rechnungseingang heute steht und was Sie als Nächstes tun sollten.